Как оформить совместителей для получения лицензии Минкульта

Одна из частых ошибок при получении лицензии Минкульта — включить в кадровый состав нужных специалистов, но неправильно оформить их как совместителей. В результате Минкульт видит не специалиста в штате компании, а формальный набор документов, которые должны убедить проверяющих: у нас есть сотрудник под ваши требования,

Соискателям лицензии нужно понять: совместителей заявлять можно, но только если они оформлены правильно и их документы доказывают реальную профессиональную роль в компании. Чаще всего причиной отказа является не сам факт совместительства нужных специалистов, а то, как оно подтверждено.

Можно ли вообще заявлять совместителей

Да, можно. Это прямо следует из Приказа Минкультуры РФ № 1517: если работник оформлен по совместительству, в лицензионный пакет включаются копии трудового договора по совместительству и по основному месту работы, а также должностные инструкции. Это один из немногих случаев, где регламент прямо указывает, что именно нужно приложить.

Статья по теме: Как нанять временных работников для лицензирования и участия в тендерах

Что должно быть у совместителя обязательно

Если ты заявляешь специалиста на лицензию Минкульта, по нему обычно нужен минимум из 5 блоков:

1. Трудовой договор по совместительству.
2. Трудовой договор по основному месту работы.
3. Должностная инструкция.
4. Приказ о приёме на работу.
5. Если специалист ключевой — приказ о назначении ответственным за определённый вид лицензируемой деятельности.

Если хотя бы один из этих документов отсутствует, Минкульт видит, что совместитель «липовый» и на самом деле не выполняет работу в этой компании, а лишь числится в ней.

Главный риск лицензирования с совместителями

Минкульт оценивает не просто наличие человека, а его «годность» под конкретные виды работ. Это уже вопрос лицензионных требований, которые установлены Постановлением Правительства РФ № 67. Там важны образование, стаж, профиль и кадровое соответствие заявленным работам.

Поэтому ошибка выглядит так:

• компания берёт сильного специалиста с аттестацией в Минкульте;
• оформляет его на полставки совместителем, вроде бы документы о приёме на работу имеются;
• но из документов непонятно, что именно он делает и как закрывает потребность в выполнении определённого вида работ.

Если из документов явно не следует, чем именно занимается специалист в этой компании, за какой фронт работ отвечает, как участвует в сохранении наследия — это уже повод для отказа или, как минимум, для более тщательной проверки вашей заявки.

Как правильно оформить совместителя под лицензию Минкультуры

Рабочая схема такая:

1. Пропишите конкретную должность. Не “консультант” и не “технический специалист”, а должность, которая логично связана с заявляемыми работами.
2. Зафиксируйте функцию в трудовом договоре. Из договора должно быть понятно, что сотрудник выполняет не абстрактную помощь или определённый результат, а профильную работу в рамках лицензируемой деятельности на постоянной основе.
3. Сделайте нормальную должностную инструкцию (это один из самых важных документов для совместителя). В ней должны быть указаны профильные функции работника на этой должности, зона ответственности и пределы полномочий, связь с видами работ, которые заявляются в лицензии.
4. Если сотрудник ключевой + на руководящей должности, то издайте приказ о  назначении его ответственным за нужные виды работ.

Если специалист заявляется как один из основных под лицензию, это лучше отдельно закрепить приказом о назначении ответственного за виды работ. Обратите внимание: роль ответственного может выполнять только руководитель или заместитель руководителя фирмы.

Частые ошибки в кадровых документах

• в трудовом договоре указаны слишком общие формулировки;
• должность не соответствует требованиям к виду работ, на которые подаётся заявка на лицензию;
• нет должностной инструкции или она слишком расплывчатая;
• не приложен договор по основному месту работы;
• по документам сотрудник имеется, но его роль в компании и в деле сохранения ОКН не очевидна и не прослеживается по документам.

Поясним на примере.
Представьте ситуацию: компания хочет получить лицензию на проектирование и реставрационные работы. В штат берут архитектора по совместительству. Архитектор хороший, стаж более 8 лет, опыт работы имеется. Он согласен «поучаствовать» в лицензировании, но занят на основной работе.
Чтобы не отрывать от работы важного специалиста и не нагружать его ответственностью на второй работе, его оформляют как “внешнего специалиста”, должностную инструкцию взяли «из интернета» и прописали абстрактные функции, а договор заключили на “консультационные услуги”.
Для лицензии такой работник не подходит: непонятно, какую именно функцию он выполняет в компании и как собирается закрывать потребность в архитекторе по направлению «проектирование» на постоянной основе.

Поэтому придерживайтесь правила: полная достоверность в документах, чёткие формулировки в описании трудовой функции, показываем специалиста, который успевает работать в двух компаниях и соответствует необходимым требованиям Минкульта.

Совместитель для лицензии Минкульта — это хороший кадровый инструмент, который становится настоящим спасением, если своих сотрудников не хватает или они ещё не прошли аттестацию в Минкульте. Главное условие: если он оформлен не для галочки, а как реальный участник лицензируемой деятельности, которого правильно оформили в штат и закрепили за ним зону ответственности. Пусть и временно, и по совместительству.

Нужна помощь в подборе специалистов для лицензии Минкультуры? Мы поможем с наймом или подготовкой собственных кадров в точном соответствии с требованиями Министерства культуры к реставраторам, архитекторам и инженерам. Обращайтесь, мы на связи.