Как правильно доказать должную осмотрительность

Основная претензия ФАС и ФНС к предпринимателям при проверках — непроявление должной осмотрительности при выборе контрагентов. Даже если вы клянетесь, что со всех сторон изучили фирму и были уверены в ее надежности, антимонопольщики и налоговики на слово не верят – придется это доказывать. При этом практика показывает, что любые проверки априори будут считаться недостаточными, а значит, после проверки фирме грозят неприятности. От риска оказаться в числе фирм с «фиктивными» сделками не застрахован никто, будь то крупный поставщик в госзакупках или мелкая бухгалтерская фирма.

На сегодня основной способ избежать этого – внедрить четкий регламент проверки и собирать доказательства проявления должной осмотрительности в определенном порядке.

Регламент проверки контрагентов

Это официальный документ, принимаемый на общем собрании участников ООО и определяющий политику должной осмотрительности в компании. По сути представляет собой свод правил, которыми необходимо руководствоваться при проверке контрагентов и сборе документов о каждой проверке. В случае вопросов о должной осмотрительности достаточно просто предъявить документы о проверке контрагента и оценке рисков сотрудничества.

Регламент – это обязательная инструкция. Что проверять, как проверять, как фиксировать результаты проверки, как сделать вывод о надежности контагента и как оформить решение о сотрудничестве… Если он есть и выполняется, проверка должной осмотрительности завершится без претензий. Если же вы не сможете четко ответить, как вы удостоверились в надежности контрагента, инспекция ФНС укажет, что принятые меры были недостаточны, а сделка – фиктивной. Аналогично с проверками ФАС: при отсутствии доказательств фирму могут обвинить в картельном сговоре или злоупотреблениях в госзакупках.

Примерная структура регламента:

• лица, ответственные за проведение каждого этапа проверки;
• список проверочных мероприятий;
• критерии, по которым оценивают благонадежность будущего контрагента;
• правила документирования каждого этапа проверки;
• процедура и документирование принятия решения о надежности контрагента и сотрудничестве с ним.

Если подойти к составлению регламента с умом, можно создать не просто документ, защищающий от претензий ФНС. Это будет действительно полезный инструмент для проверки фирм перед сотрудничеством, который позволит учесть все нюансы и составить реальное представление о бизнесе и надежности контрагента.

Примерно такую же должную осмотрительность и осторожность проявляют те, кто хочет купить фирму с лицензией на реставрацию для участия в госзакупках. Нет разницы в том, как проверить фирму перед покупкой и перед сотрудничеством: в обоих случаях идет изучение истории компании и реального ведения дел. Мы уже писали подобный регламент в одной из прошлых статей.

Статья по теме: Покупка готового ООО: риски и подводные камни

Дополним еще один пункт: первоначальную информацию по фирме можно узнать не только из официальных источников и документов. Сейчас есть бесплатные сервисы, которые предоставят базовую информацию с сайтов официальных ведомств и судов на одном сайте. Достаточно вбить название и реквизиты компании, и сервис автоматически «подтянет» информацию.

Документы, подтверждающие должную осмотрительность

Доказательствами проявления должной заботливости и осмотрительности при выборе контрагента являются три типа документов:

• документы, которые предоставил сам контрагент;
• документы, полученные с официальных сервисов путем запросов (например, выписка из ЕГРЮЛ);
• документы, полученные из открытых источников в интернете.

Всё, что получено онлайн, необходимо распечатать, а информацию с сайтов можно представить в виде распечатанных скриншотов. Помните: на 2023 год нет обязательного регламента и требований к форме документов, подтверждающих должную осмотрительность, а значит, вы вправе оформлять доказательства любым способом. Лучше, если по каждому контрагенту будет сформирован отдельный пакет документов в бумажном и электронном виде.

Перечень документальных доказательств можно закрепить в регламенте и обязать собирать такой пакет документов по каждой проверке.

При определении надежности можно использовать балльную систему, присвоив каждому пункту проверки свой критерий. Надежным считается поставщик, не превысивший планку, за которой сотрудничество считается рискованным. Окончательное решение лучше принимать комиссионно, большинством голосов, особенно если результаты проверки вызывали сомнение в надежности контрагента. Чтобы для налоговой подтвердить должную осмотрительность и осторожность, достаточно предъявить документы проверки и протокол принятия решения о сотрудничестве.

Наличие регламента проверки контрагентов и надлежащее ведение отчетности позволит пройти проверку на предмет проявления должной осмотрительности и избежать доначислений НДС и обвинений в фиктивном сотрудничестве. Кроме того, грамотно составленные инструкции дисциплинируют сотрудников и реально позволяют проверить будущего контрагента.

Хотите начать бизнес и участвовать в госзакупках? Предлагаем готовые ООО с лицензией Минкульта для начала работы над государственным заказом. Подберем вариант в течение часа. Звоните!