Что нужно сделать лицензиату Минкультуры в конце года

Лицензия Минкультуры — это не просто разрешение заниматься реставрацией, а пропуск в особый профессиональный мир, связанный с допуском к особо ценным объектам культурного наследия, многомиллионным тендерам и хорошей репутации в бизнес-сообществе. Чтобы и в новом году сохранить свои возможности вести деятельность на должном уровне или подняться выше, к концу года лицензиату стоит провести ревизию своих ресурсов: документов, специалистов, финансов и планов. Мы составили план действий, который поможет спокойно войти в новый год без нарушений и рисков.

Срок действия лицензии и готовность к подтверждению

Да, лицензия Минкультуры действует бессрочно. Однако каждые 5 лет фирмы и ИП с лицензией Минкультуры обязаны подтверждать, что по-прежнему соответствуют всем требованиям и оказывают услуги по проектированию, реставрации и ремонту ОКН качественно и своевременно. Такое подтверждение заключается в подаче заявки в Минкульт и предоставлении подтверждающих документов о своих ресурсах и выполненных контрактах. В идеале собирать такие «доказательства» нужно заранее, но для подготовки и приведения в соответствие может хватить и пары месяцев.

Даже если срок подтверждения ещё далеко, стоит убедиться, что всё в порядке:

• Проверить дату выдачи лицензии на официальном сайте Минкультуры — она определяет, когда придётся проходить подтверждение. Если с момента последней проверки прошло четыре года и больше, начинай подготовку уже сейчас. Как проверить дату, мы рассказывали в этой статье.
• Проверить, есть ли в штате аттестованные специалисты с действующими удостоверениями, оформлены ли трудовые договоры и приказы.
• Оценить, соответствуют ли подтверждения выполненных работ требованиям Постановления Правительства № 66. Важно, чтобы по каждому объекту были исполнительные документы, фотофиксация и акты выполненных работ.

Подробнее по теме: Как подтвердить лицензию Минкультуры: порядок, сроки, документы

Лимиты и обязательства в СРО

Членство в СРО — гарантия профессиональной ответственности компании, в том числе финансовой, поэтому допуски СРО требуются практически в каждой госзакупке услуг строительства и проектирования, а погашенный объём обязательств по взносам нужно подтверждать для заключения очередного контракта. Поэтому здесь тоже нужна ревизия в конце года:

• Проверить, соответствует ли уровень твоего участия в компенсационном фонде масштабам выполняемых и планируемых проектов. Если в следующем году вы хотите получить более крупные контракты, стоит заранее увеличить лимиты в КФ ОДО.
• Не забудьте сверить членские взносы, актуальность страховки и статус участника. Приостановка членства в СРО может обернуться невозможностью подписывать новые договоры и участвовать в тендерах.
• В случае, если в отношении вас в СРО проводилась проверка, и выявлены нарушения, поторопитесь устранить их как можно быстрее. В следующем году планируют ужесточить как требования к участникам саморегулируемых организаций, так и отчётность (в том числе общедоступную). Наличие недочётов может существенно повлиять на репутацию.

Внутренний аудит деятельности и документации

Внутренний аудит — лучший способ избежать неприятных сюрпризов при любой проверке, а также грамотно спланировать предстоящий год.
Проверьте, что по каждому объекту, на котором вы работали, есть полный комплект актов, отчётов, журналов и фотофиксации — всё это пригодится в случае претензий со стороны заказчика работ или органа госохраны. Кроме того, такие доказательства входят в пакет документов для подтверждения лицензии Минкульта.

• Проследите, чтобы приказы, положения и внутренние инструкции были актуальными и соответствовали не только реалиям деятельности компании, но и действующему законодательству. Здесь может потребоваться помощь юриста для аудита и актуалиизации ЛНА.
• Отдельно рекомендуем оценить кадровую ситуацию: хватает ли аттестованных специалистов по каждому направлению лицензируемой деятельности? Назначен ли ответственный по открытым видам работ? Есть ли дублёры на случай отпуска или увольнения?

Такой аудит позволяет своевременно выявить слабые места и исправить их без штрафов и авралов.

Бюджет на лицензионные и профильные расходы

Финансовое планирование тесно связано с предыдущими пунктами. Заранее выделите деньги на организационные мероприятия, связанные работой и участием в саморегулируемых организациях — и вам не придётся решать эти вопросы в порядке аврала, экономить при выборе СРО или затягивать сроки обучения специалистов, потому что дорого.

Рекомендуем включить в бюджет  на следующий год предстоящие расходы:

• аттестация специалистов, переподготовка и повышение квалификации;
• страхование гражданской ответственности;
• обновление сертифицированных программ и нормативных баз, используемых в работе;
• членские и целевые взносы в фонды СРО;
• юридическое сопровождение и бухгалтерские услуги;
• продление ЭЦП и лицензий на ПО.

Часть этих затрат можно учесть при расчёте налога на прибыль, поэтому стоит обсудить детали с бухгалтерией заранее.

Деловая и правовая инфраструктура компании

Даже мелочи вроде просроченного ЭЦП или старого адреса в ЕГРЮЛ могут привести к проблемам.
Проверь:

• актуальность данных в государственных базах и реестрах;
• сроки действия ЭЦП, договоров аренды, охраны труда и медосмотров;
• действительность сертификатов и доступов к госпорталам (Госуслуги, ГИС ЕРКНМ, ГИС ЕИС Госзакупки).

Обновлённая документация гарантирует бесперебойный обмен информацией и документами в ходе работы с заказчиками и госструктурами.

План развития на следующий год

Определите приоритетные направления своей деятельности: реставрация, ремонт и приспособление, проектирование, инженерные изыскания. Запланируйте повышение квалификации сотрудников, обновите портфолио выполненных объектов и соберите отзывы заказчиков.

Полезно провести SWOT-анализ — понять, где сильные стороны компании, а где нужны улучшения. Например, вам часто приходится нанимать субподрядчиков для работ, на которые у вас нет разрешений — тогда не лучше ли получить собственный допуск или лицензию и работать самостоятельно? Так, при комплексной реставрации или приспособления ОКН к современному использованию часто требуется проектирование и монтаж пожарной сигнализации — с лицензией МЧС вы сможете сами выполнять такую работу.

Конец года для лицензиата Минкультуры это не время «дожить до праздников», а возможность укрепить позиции, навести порядок и спокойно готовиться к новому циклу контрактов. Если не уверены, что компания полностью готова к работе на рынке сохранения культурного наследия — обращайтесь к нам: проведём аудит и поможем привести фирму в полное соответствие требованиям.